ทำไมคนที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่ถึงใช้ปากกาและกระดาษจริงๆในการทำงานกันหล่ะครับ

โลกดิจิตอลทุกวันนี้ ธุรกิจขับเคลื่อนไปข้างหน้าด้วยความเร็ว ทุกคนใช้เทคโนโลยีในการใช้งาน เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สมารท์โฟน แท็บเล็ต โน๊ตบุ๊ค แม้กระทั้งสมาร์ทวอทซ์ เทคโนโลยีที่เกิดใหม่ Disrupt สิ่งต่างๆทุกวัน บริษัทหรือผลิตภัณฑ์ไหนที่ปรับตัวไม่ทันก็จะถูกลืมไว้ข้างหลัง อย่างกรณีของบริษัท โกดัก โนเกีย หรือแม้กระทั่งธุรกิจหนังเช่าบริษัท Blockbuster (กรณีโนเกียปัจจุบันเปลี่ยนบริษัทไปเน้นการบริการเครือข่ายขนาดใหญ่แทน)

แต่น่าแปลกใจที่สิ่งของบางสิ่ง กาลเวลาไม่สามารถ Disrupt หรือ ทำลายลงได้ สิ่งที่เรากำลังพูดถึงนี้ คือ ปากกา สมุดบันทึก และ หนังสือ ครับ ผมได้พบกับผู้บริหารหลายท่านที่ประสบความสำเร็จในการจัดการ ชีวิตส่วนตัวและการทำงาน ผู้บริหารส่วนใหญ่เกือบ 95% เวลาจดบันทึก หรือ จดสิ่งที่สำคัญต่างๆ มักจะใช้สมุด และปากกากัน เหตุผลหลักๆน่าจะมาจาก เทคโนโลยี ภาพที่อยู่ในหน้าจอ มักจะทำให้เราเสียเวลามากขึ้น มีข้อมูลค่าสถิติการใช้มือถือของผู้ใหญ่วัยทำงานของประเทศอเมริกา ใช้เวลาบนหน้าจอโดยเฉลี่ยประมาณ 3 ชั่วโมง 43 นาทีต่อวัน ส่วนประเทศไทยเราวัยทำงานจะใช้เวลาดูหน้าจอประมาณ 6.5 ชั่วโมงต่อวัน (ว้าว!! สูงเกือบสองเท่า) อันนี้ยังไม่รวมเวลาที่เราใช้ไปกับหน้าจอทีวีนะครับ เรามาดูข้อดีของการเปลี่ยนมาใช้ ปากกาและกระดาษในการจดบันทึก แทนไอแพดและสมารท์โฟนกันครับ

กระดาษและปากกา เพื่มความสามารถในการเรียนรู้ของสมองได้ดีกว่า

เวลาเราทำงานกับกระดาษจริงนั้น สมองจะมีการทำงานโดยอัติโนมัติ ในการกรองสิ่งที่ไม่สำคัญออกไป คงเหลือแต่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ยกตัวอย่าง เวลาที่เราเตรียมตัวเพื่อพูดต่อหน้าคนอื่น หรือบรรยายให้ทีมฟัง ถ้าเราเตรียมคำพูดในกระดาษจริง เวลาเราเขียนสิ่งที่จะพูดหรือหัวข้อที่เราจะพูดด้วยปากกา เราจะได้เนื้อหาที่ตรงกว่า จับใจความสำคัญได้มากกว่า

ใช้กระดาษและปากกาคล่องตัว และเร็วกว่า

เวลาเราทำงาน โดยมีปากกาและสมุดจดอยู่ข้างๆตัวเราสามารถหยิบมันขึ้นมาได้เลย และเขียนลงไปโดยที่ไม่ ต้องมัวมาเสียเวลา เปิดมัน เลือก App ที่จะใช้ ไม่ต้องกลัวว่าแบตจะหมด หรือหน้าจอดับเข้าสู่ Sleep Mode ที่สำคัญ กระดาษบางๆหนึ่งแผ่น มีน้ำหนักเบาและบางกว่า อุปกรณ์ดิจิตอลทั้งหมดในปัจจุบันทั้งหมด

ใช้กระดาษและปากกาในเวลาที่เราต้องการโฟกัสจริงๆ

ถ้าเราใช้ปากกาและสมุดบันทึกจด เราจะโฟกัสได้มากขึ้น เนื่องจาก เราจะถูกบังคับให้ทำงานอย่างเดียวให้เสร็จ(Single Task) ไม่สามารถทำงานแบบ Multitask หรือการกระโดดไปทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้ ยิ่งเรากระโดดไปทำงานหลายอย่าง สมองเรายิ่งล้าและทำได้ไม่เต็มที่ครับ กระดาษไม่สามารถจะแจ้งเตือนเรื่องๆต่างได้ ยิ่งทำให้เราไม่ถูกรบกวน เหมือนการแจ้งเตือนผ่านอุปกรณ์มือถือ เราฟังบรรยาย เราจดบันทึกกันได้อย่างเต็มที่

ในที่ประชุมยิ่งควรจะต้องใช้การจดด้วยปากกาและกระดาษ

ที่ประชุมนั้นคือการร่วมมือการทำงานของคนมากว่าหนึ่งคน ดังนั้นยิ่งต้องการการโฟกัส หลายๆคนนำคอมพิวเตอร์แล็ปท้อปมาจดบันทึก เวลาเจอหัวข้อประชุมที่ไม่สำคัญ ก็มักจะแอบไปเช็คอีเมล์บ้างหล่ะ ไม่สามารถทำงานในเชิงลึกได้เลย ทางทีมหนุนนำก็เปลี่ยนกฏไม่นำมือถือและคอมพิวเตอร์เข้ามาในที่ประชุมกันแล้วครับ ทำให้ทุกคนสื่อสารและบันทึกใจความสำคัญกันได้มากขึ้นครับ

จัดการเป้าหมายได้มากกว่า ถ้าเขียนมันลงในสมุดบันทึก

ถ้าเราเขียนเป้าหมายในชีวิต และสิ่งสำคัญที่ต้องทำลงไป เมื่อเราทำเสร็จเราจะมีกำลังมหาศาลในการทำเป้าหมายอื่นต่อให้สำเร็จได้ง่ายขึ้น ผมขอยกตัวอย่าง เป้าหมายในแต่ละวันของผมคือ การวิ่ง และนั่งสมาธิ และผมได้เขียน To Do List ทั้งสองกิจกรรมเอาไว้ เวลาผมทำเสร็จ ผทจะมาขีดฆ่าออกว่า ได้ทำแล้วนะตอนใช้ปากกาขีดมันเหมือนมีพลังใจบางอย่าง ให้อยากทำอย่างอื่นต่อด้วย อันนี้เห็นผลมากๆครับ

หันกลับมาใช้ ปากกาและสมุดจดกันครับ เทคนิคเล็กๆน้อยๆคือ หากระเป๋าใบเล็ก เก็บปากกาที่ชื่นชอบของคุณและพยายามเขียนมันจดหมึกหมด เท่านี้คุณก็จะเปลี่ยนนิสัยการใช้ปากกาและสมุดจดบันทึกแล้ว ขอให้สนุกกับการเลือกสมุดบันทึกและปากกาด้ามใหม่ครับ ฝากแชร์บทความหนุนนำนี้ให้เพื่อนๆที่ทำงาน และคนที่คุณรักด้วยนะครับ แล้วเจอกันใหม่บทความหน้าครับ